线上办公一周了,建筑产业的各方企业都在如何

线上办公一周了,建筑产业的各方企业都在如何

时间:2020-03-22 06:28 作者:admin 点击:
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当下,疫情处于攻坚白热化阶段,建筑产业链条上的各方单位也在最近1、2周陆续复工。线上化,对设计、沟通、销售等关键环节,从以往辅助角色转为主要的工作方式。

根据思科白皮书研究指出,到今年全球将有超500亿台互联网连接设备,比“非典”出现的2003年增加一百倍。在科技迅猛发展且快速渗透到金融、交通等领域时,数字化转型在建筑产业中能看到的,更多是偏前瞻性的探讨。克而瑞2019地产数字化转型报告指出,产业中的领军者,TOP50房企真正把数字化落地到工作场景并有解决方案的仅占15%。

在麦肯锡最新关于中国数字化的报告中可以看到,地产和建造领域的数字化程度与其他行业存在较大差距。

而在这场突发疫情的“倒逼”下,“被迫”线上办公的各方企业又是如何应对,对数字化有了哪些转变和认识?这场大规模的线上办公,是否会成为地产这个传统产业带来切实的转机?

小库调研采访了中海地产、泰康地产、上海同济大学建筑设计研究院、成都基准方中、前海柏涛、重庆市设计院、上海尤安、武汉筑博、武汉源深景观工程设计等12家企业,通过各方的应对和思考希望能给产业中的同类企业以启发和借鉴。 

一、现状:一边是进度不能停,一边是工作效率受阻 

虽然疫情对施工、报批报建等环节带来直接的影响,但目前调研的绝大部份企业还是以年前已开展的项目为主,实际进度并未暂停,紧急待处理的项目也不在少数。“很多项目其实在年后2月3日左右就已开展,我们尽量做到不去耽误业主的时间节点。”上海同济大学建筑设计研究院的一位高级项目主管这样说。 

而由于建筑产业是一个专业性强、重交流的传统行业,线上办公,从硬性需要实地勘查的场景,重人际交流的高层会议场景、到技术事务型的交流场景都带来了直接影响,无法对设计情况进行及时的沟通、监督和评估,预计将造成工作效率下降10%-20%左右。

中海地产的设计经理表示,“团队内、部门间、地区与总部、和供应商等都需要开会,地产其实就是一个会议的系统和流程。”会议交流也不止是单纯的汇报,特别是有高层领导参与的决策性会议,线上和线下会议的效果会存在较大差距。在线上不能做到“身临其境”,很难达到信息传递和接收的及时性和直观感,交流受限。

想要梳理出线上的工作节奏和流程,并且做到较好的执行以保证效率,对产业里的企业都是巨大的考验。

二、目前,大家都是如何提升线上协同效率?

1. 在甲乙方、跨部门等多方协同时,化被动为主动,沟通下沉

大多数调研的设计公司和房企基本在疫情爆发后都紧急响应,对线上信息系统进行了优化和迭代,基本实现公司服务器的资料提取、共享和线上沟通。 

调研中发现,也有设计院表示在疫情出现的前几年就曾大力推行线上交流模式。实践下来,虽然整体效果基本达标,但和线下沟通比较还是存在差异。这主要体现在:互动性差,沟通范围受限。而且在针对外部的沟通上,通常优先考虑客户的习惯,这在一定程度上也影响着线上模式的推行。上海尤安的某事业部总经理表示,“也遇到非常喜欢线下沟通的客户,但时常讨论的事很小。” 

而目前在疫情之下,不论是政府、地产还是设计院,都必须建立和培养线上办公的思维和习惯,并且做好是一场持久战的准备。 

虽然全国性的交通管制短时间内不会放松,报批报建、看地、施工、销售等环节的暂缓,但需求没有消失,如不及时对项目进程做出预判和调整,则会把所有进度的压力都放在后期。 

对于多方之间线上办公的效率,化被动为主动, 加强与项目各角色的沟通,多维度了解暂缓进度中可能遇到的问题和需求,进行前置准备和处理,可以最大程度的保证整体进度的完成。深入解读和快速响应客户的需求、准备和熟悉会议材料、及时梳理进度和需求等环节都十分必要。 

面对这次全国性范围的新冠肺炎,业主对居住空间的需求也在发生转变,不论是房企还是设计院都需要提前面对。中海地产的设计经理表示,“目前因为政府类报批报建节点工作的暂停,我们也将下半年的研发工作提前。” 

作为项目中需要和不同职能单位进行频繁沟通的主要角色,房企主要和设计院项目负责及以上级别的人对接,“在很多时候领导级会议对项目进度起不到明显的推动作用。现在转为线上,更要加强的是和一线设计人员的沟通,尽可能避免信息误差。” 

对于设计院,因单点上对项目的了解和把控受线上条件不能充分开展,则需要主动与项目相关角色进行深入的沟通和了解。前海柏涛副总经理表示:“之前售楼处推迟开放和现在的延迟开工是不一样的,此时我们和甲方的沟通需要更密切,把后期赶工会碰到的问题提前来解决,而不是等开工后,出现问题再想办法,这对整体进度的影响会很大。”

前海柏涛复工后迅速推出“柏涛线上办公模式服务手册”,从内部流程、外部协同、高层决策等个板块提出与客户协同的措施。

但对于前置处理的情况, 武汉筑博的总建筑师也提醒,“我们还是尽量找到沟通渠道,与相关审批的经办单位,比如规划局,提前进行了解。要做到心里有数再定可以提前开展的工作。”关于审批环节,2月13日国家住建部也发布意见,将最大程度精简审批环节,网上受理、并联审批和网上出件,但并未明确具体落实到各区域的时间。

2. 团队内部的工作以结果为导向,聚焦设计专业性,点对点地应对需求

在整体线上的主动性策略之下,各公司也在调整协同流程、组织方式等工作管理办法以尽快适应和进入线上办公的状态和节奏。

在任务进度方面,线上工作侧重以结果为导向,在进度中需详细规定成果输出的时间节点。“我们公司也有用企业微信进行线上打卡,但这只是一个纯流程。只要能在规定时间里递交方案就好。”上海尤安的某事业部总经理说道。 

线上的工作场景,缺少面对面交流所激发出的感性情绪和讨论氛围,让线下很多专业技术型之外推进项目的技巧和方法失效:不论是面对面可以察言观色以调整方案讲解,或线下驻场监督进度等。这使得大家的关注点必须聚焦到专业技术本身,进行比以往更深入的推敲和研究。中海地产的设计经理表示,“这样反而有利于促进我们和设计院的工作效率。” 

在分工方面,聚焦设计专业性也让线上办公推动项目进度的重要任务落在,团队中的经验丰富的多面能手。上海同济大学建筑设计研究院的高级项目主管采取,对人员健康和复工情况进行统计,以实际可线上或线下办公的情况,按照项目的进度和客户的需求优先级,重新进行人员分工。线上开工后采用项目单人负责制,由指定的一位成员全权负责,既要快速出图,也要点对点的跟进客户需求。这大大缩减了线上带来的不必要的、团队内外的沟通成本。

而对于团队中资历较浅,还不具备独当一面的年轻员工,武汉源深景观工程设计的创始人则将员工的一半工作时间安排用于参加线上技能培训,并布置“作业”,设定完成期限,还会对提交的设计作品进行批改反馈。其创始人说,“不止是希望个别员工能力出众,如果能提升团队的整理战斗力30%以上,未来等疫情过去,很多以往因团队效率而不敢接的项目,就可以做。” 

在会议规模方面,以2-4人的小型点对点的会议为主,线上会议人数过多容易造成注意力分散,在项目进度管理方面,由于线上沟通较为频繁,也要更仔细的做好和客户来往函件或者会议的记录,以保证工作进度的清晰和顺畅。 

在硬件设施方面,由于疫情突发,很多员工在家的工作硬件配置并不齐全,调研的各家公司基本都安排了配送电脑到家的服务,本地的将由专人专车派送。外地不能回公司所在地的,则采取邮寄,以保证在家办公的顺利进行。

三、对建筑产业而言,数字化不是辅助方法,而是发展战略 

1. 协同办公数字化的突破点

对于不是主要依靠线上进行工作闭环的建筑产业来说,很多环节不是简单地通过线上办公就能快速的解决,影响效率的核心问题已经在复工这段时间迅速暴露:

首先,线上模式中信息交流、存储、分类处于割裂状态。

建筑设计是一个主观性很强的专业,容易出现“你说的和他理解的”有偏差。在线下为了更有效的交流,一方面,现场能直接在图纸上做效果演示以辅助说明。更重要的,上海同济建筑院的高级项目主管提到,“面对面的会议通过眼神和表情的交流,容易带动会议氛围,也可以临场对要汇报或者交流的内容进行有侧重的调整和改变。这对沟通效率和会议结果的影响很大。” 

在线上工作的场景下,主观判断和感性的比重大大降低,想要高效协作就需聚焦设计本身的逻辑。如何能协助对专业性的信息进行有效交流,是现在市面上主流线上协同软件所缺失的。

而这部分可以在云端通过运算计算、智能推导等技术来做较为准确和科学的分析和呈现,打破信息隔阂,辅助决策判断。

在信息存储和分类方面,公司服务器的功能和使用参差不齐。有的公司养成了良好的习惯则资料齐全,打通外网实现资料互通;而有的公司只递交成果、工作计划等资料到服务器,而导致目前在家资料大量的缺失,影响工作和沟通。

中海地产的设计经理表示,“地产所需的可能是设计院存储容量的20倍以上。所以我们更多倾向把成果性的资料放在服务器。”

其次,由于受限于远程办公,工作模式很单一。

众多会议软件里,微信、保利通等使用最为普遍。在选择沟通软件时会优先考虑甲方的使用习惯,但QQ、微信都会作为保底工具。 

根据小库2019年对北京、上海、重庆和广东等地区50家地产企业调研中,团队交流软件使用频率的情况。

这类沟通软件可以支持关于意见方面的讨论和交流,但多位设计总监都提到,由于设计格式很多、设计文件很大等原因,线上讨论中对于资料的传输、打开、修改、批注等十分不便。泰康地产的设计总监表示,“在会议沟沟通系统中希望能带有PDF、PPT或CAD等常用格式的浏览功能,并且做类似手写板的功能,对草图进行标记。 ”

基准方中采取的是,远程操控办公室的电脑进行画图等操作。其公司的一位设计总监表示“这很容易出现卡顿,一张图可能之前60分钟画完,现在需要80分钟”,这种完全依赖远程技术实现的方法,对设计效率产生较大影响。

另外因疫情而暂停的审批和施工受到的影响最重,但还没有平台功能可以实现关于政府报批报建的节点成果汇报、施工单位施工图的交底等环节数字化。

第三,公司总部和区域公司的脱离。在公司拓展方面,区域分公司和总公司原本呈现出越来越脱离的状态,如果采取大面积线上办公,可以实现主脑在一个地方,分公司仅仅是业务范畴不同的区分,对团队和项目的主控性更好。

2. 疫情后建筑产业的数字化如何继续?

这场疫情来之突然,来之猛烈,对建筑产业的各方公司都是措手不及的。小库调研的公司表示,要全面恢复到线下业务的正常开展,至少需要6个月。疫情虽然终会过去,但其给建筑产业带来的影响将会是深远的。

现在的建筑产业和“非典”时期的高速拓展不可同日而语,处在稳健发展状态。 

在2003年,国内经济正处在上升扩张期,非典疫情对经济仅造成一个季度的短期冲击。当年的城镇化率为40.53%,房地产在这一年被首次明确为国民经济支柱地位。而到了2019年,宏观经济下行,城镇化率达到60.6%,人口增长速度放缓。

根据克而瑞的调研指出,现在购房主力以20-59岁为主,其人口占比从2003年末的70.4%降至2019年的64.0%。中央和各地政府正在着力从减免税费、降息降准、扶持服务业等方面发布应急措施,以稳定市场。

在本次黑天鹅疫情和市场稳健紧缩的双重压力下, 相信建筑产业的各方企业也都切身意识到,进一步打破信息壁垒,走向数字化,不是辅助方法,而是发展战略。

行业生产工具和方式滞后,带来对效率的影响。这个看似人人都知道的道理,在这场疫情中让设计产业中的各方都有了切身体会,需提早进行数字化的布局和规划。

根据小库2019年对北京、上海、重庆和广东等地区50家地产企业调研中,拿地环节数字化的重点板块占比情况。

首先, 建立智能评估体系,推动标准化生产流程。甲乙方在需求理解上总是存在偏差和脱节,核心是缺乏统一有效的评估体系。地产很少通过主观进行判断,重点指标在于实现空间和时间价值的最大化。而设计院较之缺乏对设计经济性的有效评价。如果搭建对方案进行优先的数据指标核算和排查的评估体系,可以避免花费时间做不符合甲方真实需求的方案。 

第二,进行关键节点性流程线上化,智能管理。对设计院而言,能够把项目链条上关键节点性流程先打通,把很多机械、重复的环节,比如批示的环节线上化。这样不仅实现了流程上的便捷,也可以撬开各专业的信息阻隔,有助于促成行业普适的推广。前海柏涛的副总经理考虑,“希望能借助科技,搭建可以串联整体项目流程,集成多方数据的一个多维的协同平台,产业链条上的上下游可以在同一个平台上实现对项目的推进和管理。” 

第三,逐步打破信息孤岛,建立高效的协同沟通机制。地产很多业务板块之间没有信息和知识上的重叠,成果如何交流是大问题。中海地产的设计经理考虑,“ 可以搭建一个共有模型, 把不同业务线的数据通过内在逻辑进行整合,不同部门、不同层级的角色都可以清晰了解所需数据。并且可以不断总结和沉淀经验。减少无效和重复沟通。” 

于团队而言,数字化对人的能力和团队信任度有较高要求。新型的工作方式,对专业技术水平的要求越来越高,也有助于动团队成员更主动的研究钻研,专注技术,把设计做好。

数字化如果能从沟通、流程和评估等进行多方和多维的专业性渗透,将从整体运作、生产经营和组织结构上推动整个设计产业的发展。

一位设计所长表示,“经过这次疫情,有的人停留在原地,但有的企业已经到下一个十字路口了。”